§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB") gelten für alle Verträge zwischen uFlow Digital, Inhaber Finn Helmdach, Heide 15, 41564 Kaarst (nachfolgend „uFlow", „Anbieter") und seinen Kunden („Kunde") über die Einrichtung, Bereitstellung und Betreuung der Kanzleiplattform „Kanzleigedächtnis“ sowie damit verbundene Leistungen.
(2) Die Angebote von uFlow richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Verbraucher werden nicht Vertragspartner.
(3) Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn uFlow ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zustimmt.
§ 2 Vertragsgegenstand
(1) Gegenstand des Vertrags ist die Einrichtung und der Betrieb des individuell konfigurierten Kanzleigedächtnisses gemäß dem jeweiligen Angebot.
(2) Die Leistungen umfassen je nach Vereinbarung insbesondere:
- Konzeption und Einrichtung des Kanzleigedächtnisses (Werkleistung gemäß § 631 BGB)
- Einrichtung der Mandantenakte, Fristen, Belegverwaltung, Aufgaben und Mandantenkommunikation gemäß Angebot
- Einrichtung des Telefonassistenten und E-Mail-Assistenten sowie Anbindung an Kalender-, Kanzleisoftware- oder andere Schnittstellen, soweit vereinbart
- Laufender Betrieb inkl. Hosting, Wartung und technischer Support (Dienstleistung), soweit gebucht
- Bereitstellung eines Dashboards zur Konfiguration und Auswertung
(3) Der genaue Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot. uFlow schuldet die fachgerechte Umsetzung der vereinbarten Konfiguration, nicht jedoch einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg.
§ 3 Vertragsschluss
Der Vertrag kommt durch schriftliche oder elektronische Annahme eines verbindlichen Angebots durch den Kunden zustande. Eine Bestätigung per E-Mail oder digitale Zustimmung genügt und ersetzt eine handschriftliche Unterschrift.
§ 4 Einrichtung und Abnahme
(1) Die Einrichtungsphase beginnt mit Versand des Projektfragebogens an den Kunden, spätestens jedoch 5 Werktage nach Angebotsannahme.
(2) Die Einrichtungsleistung gilt als abgenommen, sobald das Kanzleigedächtnis gemäß abgestimmter Konfiguration einsatzbereit ist und der Kunde den Go-Live freigibt oder das System produktiv nutzt.
(3) Erfolgt innerhalb von 7 Tagen nach Bereitstellung keine begründete Mängelanzeige in Textform, gilt die Leistung als abgenommen.
§ 5 Mitwirkungspflichten des Kunden
(1) Der Kunde stellt alle für die Einrichtung erforderlichen Informationen vollständig und fristgerecht zur Verfügung, insbesondere:
- Informationen zu Kanzleiabläufen, Zuständigkeiten und, bei Nutzung des Telefonassistenten, zur Gesprächslogik und zu Weiterleitungen
- Wissensinhalte zu Anwendungsfällen und Anfragen
- Erforderliche Zugriffe auf E-Mail, Kanzleisoftware und weitere vereinbarte Schnittstellen sowie bei Nutzung des Telefonassistenten auf die Telefonanlage
(2) Der Kunde ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und insbesondere verantwortlich für:
- die Information betroffener Personen über die Verarbeitung ihrer Daten sowie bei Nutzung des Telefonassistenten die Information von Anrufern über die KI-gestützte Bearbeitung und etwaige Aufzeichnungen
- die Einholung erforderlicher Einwilligungen
- die rechtmäßige Nutzung des Systems
(3) Die Qualität und Leistungsfähigkeit des Kanzleigedächtnisses hängt maßgeblich von den bereitgestellten Inhalten ab. Verzögerungen aufgrund unterlassener oder fehlerhafter Mitwirkung gehen nicht zu Lasten von uFlow.
§ 6 Vergütung und Zahlung
(1) Die Vergütung ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
(2) Einrichtungs-Leistungen werden mit Angebotsannahme fällig (Zahlungsziel 14 Tage).
(3) Laufende Betriebsentgelte werden gemäß Angebot im Voraus in Rechnung gestellt (Zahlungsziel 14 Tage).
(4) Bei Nutzung des Telefonassistenten werden über den vereinbarten Minutenumfang hinausgehende Gesprächsminuten zum im Angebot ausgewiesenen Minutenpreis zeitnah abgerechnet.
(5) Bei Zahlungsverzug ist uFlow berechtigt, nach angemessener Fristsetzung den Zugang zum System vorübergehend zu sperren. Es gelten die gesetzlichen Verzugszinsen.
(6) Automatische Guthabenaufladung für den Telefonassistenten (SEPA-Lastschrift). Erteilt der Kunde im Rahmen einer Guthabenaufladung ein SEPA-Lastschriftmandat, ist uFlow berechtigt, bei aufgebrauchtem Minutenguthaben automatisch ein weiteres Guthabenpaket von mindestens 2.000 Gesprächsminuten zum im Angebot vereinbarten Minutenpreis einzuziehen. Die Gutschrift der Minuten erfolgt unmittelbar, damit der Betrieb des Telefonassistenten nicht unterbrochen wird. Der Kunde kann die automatische Aufladung jederzeit formlos in Textform widerrufen; bereits ausgelöste Abbuchungen bleiben davon unberührt. Das gesetzliche Erstattungsrecht des Kunden gegenüber seiner Bank bleibt unberührt.
§ 7 Laufzeit und Kündigung
(1) Die Vertragslaufzeit ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot.
(2) Wird der Vertrag nicht spätestens 30 Tage vor Ablauf der Mindestlaufzeit in Textform gekündigt, verlängert er sich automatisch um die im Angebot vereinbarte Verlängerungsdauer, höchstens jedoch um 12 Monate.
(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Wichtige Gründe sind insbesondere Zahlungsverzug von mehr als zwei Monatsraten sowie erhebliche Vertragsverletzungen nach erfolgloser Abmahnung.
(4) Im Falle der Kündigung bleibt der Zugang zum System bis zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums bestehen.
(5) Mit Annahme des Angebots wird die Beauftragung der Einrichtungsleistung verbindlich. Die Einrichtungsvergütung wird mit Annahme in voller Höhe fällig und bleibt unabhängig davon bestehen, ob der Kunde die Leistung abruft, an der Umsetzung mitwirkt oder den Vertrag vorzeitig beendet. Gesetzliche Kündigungsrechte bleiben unberührt.
§ 8 Nutzungsrechte und geistiges Eigentum
(1) Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht am eingerichteten System.
(2) Alle Rechte an der zugrundeliegenden Software, der Systemarchitektur, den Konfigurationen und der eingesetzten Technologie verbleiben bei uFlow oder dessen Lizenzgebern. Eine Weitergabe (insbesondere Verkauf, Sublizenzierung oder Reverse Engineering) ist ausgeschlossen.
(3) Der Kunde behält alle Rechte an seinen eigenen Daten und Inhalten.
§ 9 Verfügbarkeit und Drittanbieter
(1) uFlow bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Systems. Eine ununterbrochene Verfügbarkeit kann nicht garantiert werden.
(2) Die Systemfunktion ist abhängig von Diensten Dritter, insbesondere von KI-Verarbeitung, Hosting-Anbietern, E-Mail- und Kalenderdiensten, bei Nutzung des Telefonassistenten von Telefonie-Plattformen sowie von weiteren vereinbarten Schnittstellen. Für Störungen oder Ausfälle innerhalb dieser externen Dienste übernimmt uFlow keine Haftung, soweit uFlow diese nicht selbst zu vertreten hat.
(3) Planbare Wartungsfenster werden, soweit möglich, vorab angekündigt.
§ 10 Haftung
(1) uFlow haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.
(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet uFlow nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden.
(3) Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist der Höhe nach begrenzt auf die in den letzten 12 Monaten vor dem Schadensereignis vom Kunden gezahlte Vergütung.
(4) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden und Datenverluste ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.
(5) Für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und rechtliche Bewertung der durch das Kanzleigedächtnis generierten Inhalte (insbesondere Antwortentwürfe, Zuordnungen, Zusammenfassungen und bei Nutzung des Telefonassistenten Transkripte) wird keine Gewähr übernommen. Der Kunde ist verpflichtet, generierte Ergebnisse vor deren weiterer Verwendung eigenverantwortlich zu prüfen.
(6) uFlow haftet nicht für Schäden, die auf fehlerhaften Kundenvorgaben, unterlassener Mitwirkung oder dem Verhalten Dritter beruhen.
§ 11 Datenschutz und Auftragsverarbeitung
(1) Soweit uFlow im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Der AVV ist Bestandteil dieser Vereinbarung.
(2) Die datenschutzrechtliche Verantwortung im Sinne der DSGVO verbleibt beim Kunden.
(3) uFlow verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden gemäß den im AVV geregelten technischen und organisatorischen Maßnahmen.
§ 12 Vertraulichkeit
Beide Parteien verpflichten sich, vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei nicht unbefugt an Dritte weiterzugeben und nur zum Zweck der Vertragserfüllung zu verwenden. Diese Verpflichtung besteht auch nach Vertragsende fort.
§ 13 Änderungen der AGB
(1) uFlow ist berechtigt, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Änderungen werden dem Kunden mindestens 14 Tage vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt.
(2) Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb von 30 Tagen ab Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die Änderungen als angenommen. Auf dieses Zustimmungsfiktionsverfahren wird der Kunde in der Mitteilung gesondert hingewiesen.
§ 14 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Sitz von uFlow (Kaarst), sofern der Kunde Kaufmann ist.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.